Hausverwaltungen als Auftraggeber: die Seite für Handwerker

Hausverwaltung ist nicht gleich Hausverwaltung. Die WEG-Verwaltung betreut Eigentümergemeinschaften: Jede Wohnung gehört jemand anderem, Dach, Fassade, Treppenhaus und Heizungsanlage gehören allen gemeinsam. Die Mietverwaltung kümmert sich für private Eigentümer um ein oder mehrere Mietshäuser. Und Wohnungsunternehmen, kommunale wie privatwirtschaftliche, vergeben Aufträge oft über eine eigene technische Abteilung. Für einen Handwerksbetrieb sind alle drei gewerbliche Auftraggeber mit ähnlichen Erwartungen, auch wenn am Ende jemand anderes die Rechnung bezahlt als die Person, die angerufen hat.

Wie groß dieser Markt ist, zeigen die Zahlen aus dem Zensus 2022, die der Verband der Immobilienverwalter Deutschland ausgewertet hat. Von rund 43,1 Millionen Wohnungen (VDIV, Zensus 2022) lagen 9,28 Millionen in Eigentümergemeinschaften, das sind 21,5 Prozent (VDIV, Zensus 2022). Kommunen und kommunale Wohnungsunternehmen kamen auf rund 2,68 Millionen Wohnungen, privatwirtschaftliche Wohnungsunternehmen auf rund 2,73 Millionen (VDIV, Zensus 2022). Auffällig ist das Verhältnis bei den Gebäuden: Eigentümergemeinschaften stellen nur 8,9 Prozent der Wohngebäude (VDIV, Zensus 2022), aber mehr als ein Fünftel der Wohnungen. Es sind die größeren Häuser, und jedes davon braucht über die Jahre Dachdecker, Maler, Elektriker, Heizungsbauer und Tischler.

Wer in einer Eigentümergemeinschaft einen Auftrag erteilen darf, regelt das Wohnungseigentumsgesetz. Nach außen vertritt der Verwalter die Gemeinschaft (§ 9b Abs. 1 WEG). Ohne Beschluss trifft er aber nur Maßnahmen, die untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen oder die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind (§ 27 Abs. 1 WEG). Die Eigentümer können diesen Rahmen per Beschluss enger oder weiter fassen (§ 27 Abs. 2 WEG), etwa mit einer Betragsgrenze. Die tropfende Leitung, der klemmende Türschließer und die ausgefallene Treppenhausbeleuchtung fallen in der Regel darunter. Die neue Fassade, der Austausch der Heizungsanlage oder die Sanierung des Dachs gehen durch die Eigentümerversammlung. Die findet mindestens einmal im Jahr statt (§ 24 Abs. 1 WEG), und die Einladung soll mindestens drei Wochen vorher verschickt werden (§ 24 Abs. 4 WEG).

Bei Mietshäusern ist der Weg kürzer: Die Verwaltung handelt im Namen des Eigentümers und stimmt größere Ausgaben in der Regel mit ihm ab. Wer dabei Vertragspartner wird und was das etwa für Laufzeiten bedeutet, behandelt der Beitrag über Wartungsverträge auf der Leistungsseite. Für die Website zählt etwas anderes: Die Person, die Ihre Seite liest, ist in allen drei Fällen die Verwaltung. Sie muss Ihren Betrieb auswählen, die Wahl gegenüber Eigentümern oder Vermieter begründen und den Auftrag später abrechnen.

Die Tabelle beschreibt keine Gegensätze, sondern eine andere Reihenfolge. Fotos zählen auch für eine Verwaltung, aber erst, nachdem geklärt ist, ob der Betrieb ihre Abläufe mitträgt. Eine Seite, die beide Gruppen zugleich bedienen will, beantwortet jeder Gruppe die Hälfte der Fragen an der falschen Stelle. Elektrobetriebe kennen diese Trennung von Prüfungen und Ladepunkten, bei denen Privat- und Gewerbekunden ganz unterschiedlich fragen; der Beitrag zur Website für Elektrobetriebe geht darauf ein.

Die Seite selbst ist kurz. Sie richtet sich ausdrücklich an Hausverwaltungen, Wohnungsunternehmen und andere gewerbliche Auftraggeber und beantwortet die Fragen, die eine Verwaltung vor dem ersten Auftrag stellt. Sechs Bausteine decken sie ab:

Ob daraus eine eigene Seite wird oder ein klar abgegrenzter Abschnitt, hängt vom Umfang ab. Sobald Verwaltungen einen spürbaren Teil der Aufträge bringen, lohnt sich die eigene Seite mit einer eigenen Adresse, in der das Wort Hausverwaltung vorkommt. Sie lässt sich in einer Mail oder einem Angebot direkt verlinken und kann über Suchbegriffe wie „Elektriker Hausverwaltung Hildesheim“ gefunden werden, was einem Abschnitt in der Mitte der Startseite schwerer fällt. Warum eigene Seiten je Leistung mehr tragen als eine Sammelseite, steht im Beitrag über Leistungsseiten statt Sammelseite.

Den Teil der Seite, den kaum ein Privatkunde liest, prüft eine Verwaltung am genauesten: wie die Rechnung aussieht und welche Nachweise der Betrieb liefert. Das hat mit Kleinlichkeit nichts zu tun. Die Verwaltung muss jede Rechnung einem Objekt zuordnen, gegenüber Eigentümern oder Vermieter belegen und in deren Abrechnung übernehmen.

Grundlage sind die Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG: Name und Anschrift von Betrieb und Leistungsempfänger, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, Leistungszeitpunkt sowie Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Für eine Verwaltung kommt dazu, was keine Vorschrift verlangt, ohne das sie aber nicht weiterarbeiten kann: die Objektadresse, bei Mietshäusern die Wohnung oder Lage im Haus, ihre eigene Auftrags- oder Vorgangsnummer und der Leistungsempfänger genau so, wie er im Auftrag steht, bei einer Gemeinschaft in der Regel also die Eigentümergemeinschaft mit ihrer Anschrift.

Ein zweiter Punkt betrifft die Arbeitskosten. Für Handwerkerleistungen bei Renovierung, Erhaltung und Modernisierung ermäßigt sich die Einkommensteuer auf Antrag um 20 Prozent der Aufwendungen, höchstens um 1.200 Euro (§ 35a Abs. 3 EStG). Die Ermäßigung gilt nur für Arbeitskosten (§ 35a Abs. 5 EStG), nicht für das Material. Bei einem Auftrag über die Verwaltung geht die Rechnung aber nicht an die Person, die später die Steuererklärung schreibt, sondern an die Gemeinschaft oder den Vermieter. Damit Eigentümer oder Mieter ihren Anteil geltend machen können, muss die Verwaltung die Arbeitskosten aus Ihrer Rechnung ablesen und weitergeben können. Eine Rechnung, die Lohn, Anfahrt und Material in getrennten Posten führt, erspart ihr dafür eine Rückfrage. Wie ein Betrieb den Steuerbonus gegenüber Privatkunden erklärt, steht im Beitrag Der Steuerbonus für Handwerkerleistungen auf der Website.

Der dritte Punkt betrifft Geld, das sonst gar nicht beim Betrieb ankommt: die Bauabzugsteuer. Erbringt ein Betrieb eine Bauleistung an einen Unternehmer, muss der Auftraggeber 15 Prozent der Gegenleistung einbehalten, und zwar für Rechnung des Betriebs (§ 48 Abs. 1 EStG). Bauleistungen sind alle Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen, also auch die meisten Reparaturen an einem Mietshaus. Vermietung gilt umsatzsteuerlich in der Regel als unternehmerische Tätigkeit; ausgenommen sind Bauleistungen für Vermieter mit nicht mehr als zwei Wohnungen (§ 48 Abs. 1 EStG). Ohne Abzug geht es nur, wenn der Betrieb eine gültige Freistellungsbescheinigung vorlegt oder die Bauleistungen für denselben Auftraggeber im Kalenderjahr voraussichtlich 15.000 Euro nicht übersteigen, sofern dieser ausschließlich steuerfreie Vermietungsumsätze ausführt, in allen übrigen Fällen 5.000 Euro (§ 48 Abs. 2 EStG).

Die Bescheinigung stellt das für den Betrieb zuständige Finanzamt auf Antrag aus. Sie nennt unter anderem ihre Geltungsdauer (§ 48b Abs. 3 EStG), und Auftraggeber können sie beim Bundeszentralamt für Steuern elektronisch abfragen (§ 48b Abs. 6 EStG). Für die Seite heißt das: ein Satz, dass eine gültige Freistellungsbescheinigung vorliegt, das Angebot, sie als PDF zu schicken, und ein Hinweis, bis wann sie gilt. Die neue Bescheinigung gehört rechtzeitig in den Kalender des Büros und nicht erst in die Woche, in der eine Verwaltung den Abzug von der Schlussrechnung vornimmt.

Zum Zahlungsziel: Wer eine Entgeltforderung nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung begleicht, gerät spätestens dann in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB), ein Verbraucher allerdings nur, wenn die Rechnung darauf besonders hinweist. Ein Zahlungsziel von mehr als 60 Tagen ist gegenüber Auftraggebern, die keine Verbraucher sind, nur wirksam, wenn es ausdrücklich vereinbart und für den Betrieb nicht grob unbillig ist (§ 271a Abs. 1 BGB). Auf der Seite genügt ein Satz zu den Zahlungsbedingungen in der Rahmenvereinbarung. Preise für gewerbliche Auftraggeber können dort netto stehen, wenn die Seite ihre Adressaten klar benennt; die Überlegungen dazu stehen im Beitrag Preise auf der Website zeigen oder nicht.

Bleibt das Format. 62 Prozent der befragten Handwerksbetriebe bieten ihren Kunden den digitalen Rechnungsversand an, 68 Prozent den digitalen Angebotsversand (Bitkom, Erhebung 2025). Zwischen Unternehmern wird die strukturierte E-Rechnung schrittweise zur Regel. Bis Ende 2026 dürfen alle Betriebe noch Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format verwenden; für Umsätze aus dem Jahr 2027 gilt das bis Ende 2027 nur noch für Betriebe mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr (§ 27 Abs. 38 UStG). Ob eine Eigentümergemeinschaft oder ein privater Vermieter dabei als Unternehmer gilt, ist eine Frage für deren Steuerberatung. Für die Website genügt die Angabe, in welchen Formaten der Betrieb Rechnungen liefern kann und an welche Adresse sie gehen.

Wer regelmäßig für eine Verwaltung arbeitet, landet früher oder später bei einer Rahmenvereinbarung. Sie regelt, was sonst bei jedem Auftrag neu besprochen würde: Stundensätze für Meister, Geselle und Helfer, Anfahrt oder Anfahrtspauschale je Zone, Zuschläge für Notdienst, Nacht und Wochenende, Materialaufschlag, Zahlungsziel und die Betragsgrenze, bis zu der der Betrieb ohne Rückfrage arbeiten darf. Diese Grenze passt zur Logik des Wohnungseigentumsrechts: Was untergeordnete Bedeutung hat, kann die Verwaltung allein freigeben, was darüber hinausgeht und nicht dringend ist, braucht in der Regel einen Beschluss der Eigentümer (§ 27 Abs. 1 WEG).

Auf der Website muss die Rahmenvereinbarung nicht im Wortlaut stehen. Es reicht, dass die Seite sagt, dass es sie gibt, was sie regelt und wie eine Verwaltung sie anfragt. Wer Wartungen anbietet, verbindet die Rahmenvereinbarung mit wiederkehrenden Terminen für Heizung, Lüftung, Dachrinnen oder Elektroprüfungen; wie eine solche Seite aufgebaut wird, zeigt der Beitrag Wartungsverträge anbieten: die Leistungsseite im Handwerk.

Anders liegen größere Arbeiten. Eine Fassadensanierung oder eine neue Heizungsanlage wird in einer Eigentümergemeinschaft in der Versammlung beschlossen, und die Verwaltung muss die Angebote vorher aufbereiten. Weil die Einladung mindestens drei Wochen vor der Versammlung verschickt werden soll (§ 24 Abs. 4 WEG), sollte Ihr Angebot vor diesem Termin bei der Verwaltung liegen, nicht erst kurz vor der Versammlung. Hilfreich sind Angebote, die ein Eigentümer ohne Fachwissen lesen kann: Positionen in verständlicher Sprache, Varianten mit ihren Folgen, ein Hinweis auf die Ausführungszeit und auf das, was die Bewohner während der Arbeiten erwartet. Auf der Seite kann stehen, wie lange vor einer Versammlung ein Angebot angefragt werden sollte. Heizungsbauer nehmen in solche Angebote den aktuellen Stand des Heizungsrechts auf; was sich dort gerade ändert, steht im Beitrag Neues Heizungsrecht: was SHK-Websites jetzt ändern müssen.

Eine Seite für gewerbliche Auftraggeber ist keine große Baustelle. Inhaltlich braucht sie die Antworten des Betriebs auf die Fragen dieses Beitrags, technisch eine Seite, ein Formular und einen Eintrag im Menü. Wir bauen eine Website für Handwerksbetriebe zum Festpreis ab 1.490 Euro netto mit bis zu acht Seiten; die Seite für Hausverwaltungen kann eine davon sein. Bei einer bestehenden Website nennen wir den Betrag für die zusätzliche Seite und das Formular vorher im Angebot. Die laufende Betreuung kostet ab 49 Euro pro Monat, monatlich kündbar, keine Mindestlaufzeit; was darin enthalten ist, steht unter Wartung und Pflege. Alle Preise mit Preisstand September 2026 stehen auf der Seite Preise.

Den größeren Teil der Arbeit erledigt der Betrieb selbst: Er legt fest, welche Reaktionszeiten er halten kann, welche Sätze in einer Rahmenvereinbarung stehen und wer Aufträge von Verwaltungen annimmt. Diese Entscheidungen kann keine Agentur abnehmen. Wir helfen, sie in eine Form zu bringen, die eine Verwaltung in wenigen Minuten erfasst. Welche Leistungen wir dafür anbieten, steht unter Leistungen; ein erstes Gespräch vereinbaren Sie über Kontakt.