Datensicherung: was gesichert wird und wie es zurückkommt

Wer eine Website sichern will, muss wissen, woraus sie besteht. Der sichtbare Teil sind die Dateien: das Redaktionssystem selbst, die Erweiterungen, die Vorlage mit den Betriebsfarben, die Schriften und vor allem die hochgeladenen Bilder. In einem Handwerksbetrieb ist der Bildbestand oft der wertvollste Teil der Seite, weil er nirgendwo sonst vollständig existiert: die Aufnahmen vom fertigen Bad, vom neu gedeckten Dach, von der Baustelle im Regen. Diese Dateien liegen im Speicherplatz des Hosting-Vertrags und werden von dort ausgeliefert. Wird das Verzeichnis gelöscht, sind die Bilder weg, auch wenn die Datenbank noch steht.

Der unsichtbare Teil ist die Datenbank. Dort stehen die Texte, die Seitenstruktur, die Menüführung, die Einstellungen, die Benutzerkonten und, je nach System, auch die Anfragen aus dem Formular. Die Datenbank ist ein eigener Dienst mit eigenen Dateien; eine Kopie des Dateiverzeichnisses enthält sie nicht. Genau hier entsteht der verbreitetste Halbschaden: Die Bilder sind da, die Seiten sind leer. Wer eine Sicherung bestellt, sollte deshalb nicht fragen, ob gesichert wird, sondern was gesichert wird.

Zwei weitere Teile werden erfahrungsgemäß übersehen. Der erste ist die Konfiguration: die Einstellungen des Webservers, die Weiterleitungen alter Adressen, die Einträge, die den Mailversand absichern, die Zugangsdaten des Formularversands. Der zweite sind die Postfächer. E-Mail liegt in der Regel auf demselben Vertrag wie die Website, wird aber getrennt gesichert oder eben gar nicht. Ein Betrieb, der seine Angebote per Mail schreibt, verliert mit dem Postfach mehr als mit der Startseite.

Diese fünf Zeilen sind der Kern jeder Sicherungsfrage. Sie zeigen auch, warum eine Sicherung ohne die zugehörigen Zugänge wenig wert ist: Wer die Daten hat, aber nicht in den Vertrag kommt, kann sie nirgendwo einspielen. Wem Domain, Hosting und Zugänge im Betrieb gehören sollten, beschreibt der Beitrag zu Domain und Hosting im Handwerksbetrieb im Einzelnen. Die Sicherung ist die zweite Hälfte derselben Frage.

Zwei Zahlen bestimmen, wie gut eine Sicherung im Ernstfall trägt. Die erste ist der Abstand zwischen zwei Sicherungen: Er sagt, wie viel Arbeit im schlimmsten Fall verloren geht. Wird täglich um drei Uhr nachts gesichert und fällt die Seite um siebzehn Uhr aus, fehlt ein Arbeitstag. Die zweite Zahl ist die Aufbewahrung: Sie sagt, wie weit man zurückgreifen kann. Sieben Stände decken einen Fehler ab, der am selben Tag auffällt. Sie decken keinen Fehler ab, der drei Wochen unbemerkt bleibt.

Für die meisten Handwerksbetriebe ist eine tägliche Sicherung mit vierzehn bis dreißig aufbewahrten Ständen ein tragfähiger Zuschnitt, weil sich die Seite selten mehrmals täglich ändert. Anders liegt der Fall an Tagen, an denen jemand bewusst eingreift: eine neue Leistungsseite, ein aktualisierter Preisstand, ein Umbau der Startseite. Vor solchen Eingriffen gehört ein zusätzlicher Stand angelegt, und zwar bevor die Änderung beginnt, nicht danach.

Getrennt davon steht die Frage, wie lange Unterlagen überhaupt aufbewahrt werden müssen. Für die Website selbst gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Für die kaufmännischen Unterlagen, die im Betrieb entstehen, gibt es sie sehr wohl: Die in Absatz 1 Nummer 1 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die in Absatz 1 Nummer 4 aufgeführten Unterlagen acht Jahre und die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren (§ 257 Absatz 4 HGB). Wer Angebote und Rechnungen über das Postfach der Website abwickelt, sollte diese Unterlagen deshalb nicht allein im Postfach führen.

Dieser Rhythmus kostet im laufenden Betrieb wenig, weil vier der sechs Punkte automatisch ablaufen. Aufwand entsteht nur an den Stellen, an denen ein Mensch hinsieht. Genau diese Stellen fehlen erfahrungsgemäß am öftesten, und sie stehen aus gutem Grund in der Sammlung der häufigsten Fehler auf Handwerker-Websites: Eine Sicherung, deren Fehlermeldung an ein Postfach geht, das niemand öffnet, ist keine Sicherung, sondern ein Geräusch.

Sobald auf der Website ein Formular steht, werden personenbezogene Daten verarbeitet, und damit gilt Artikel 32 der Datenschutz-Grundverordnung. Er verlangt unter anderem die Fähigkeit, die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und den Zugang zu ihnen bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen (Artikel 32 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO), und zusätzlich ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen (Artikel 32 Absatz 1 Buchstabe d DSGVO). Die Sicherung ist damit keine freiwillige Vorsichtsmaßnahme, und die Rückspielprobe ist genau die Überprüfung, die Buchstabe d meint.

Der Verlust von Daten wiegt datenschutzrechtlich nicht leichter als ihr Abfluss. Eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten ist eine Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung, oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu personenbezogenen Daten führt (Artikel 4 Nummer 12 DSGVO). Ein gelöschtes Postfach mit Kundenanfragen fällt darunter, auch wenn von außen niemand etwas gesehen hat.

Die Tabelle zeigt, dass Sicherung und Rechtstexte zusammengehören. Wer im Datenschutzhinweis schreibt, dass die Daten aus dem Formular geschützt sind, sollte auch sagen können, wie lange sie im Postfach liegen und wo eine Kopie davon liegt. Welche Angaben auf der Seite selbst stehen müssen, steht im Beitrag zu Impressum und Datenschutz auf der Handwerker-Website.

Der erste Fall ist der harmlose und mit Abstand verbreitetste: Jemand ändert etwas und es sieht falsch aus. Ein Bild sprengt die Zeile, ein Text ist verschwunden, eine Aktualisierung hat die Vorlage verstellt. Hier reicht der jüngste Stand, das Zurückspielen dauert Minuten, und der Schaden ist ein verlorener Vormittag. Für diesen Fall genügt die Sicherung im Hosting-Vertrag, sofern jemand sie bedienen kann und darf.

Der zweite Fall ist der technische Ausfall: Festplatte, Datenbankdienst, ein Update des Servers, das die Seite nicht überlebt. Hier zählt, wie schnell der Anbieter reagiert und ob der Stand vollständig ist. Der dritte Fall ist der unangenehme: ein fremder Zugriff auf das Redaktionssystem, veränderte Seiten, eingeschleuste Inhalte. Hier ist der jüngste Stand oft schon beschädigt, und es zählt die Aufbewahrung. Wer dreißig Stände hat, kann auf den Tag vor dem Zugriff zurückgehen. Wer sieben hat, kann es in der Regel nicht.

Der letzte Punkt wird oft übersprungen, weil er widersinnig wirkt: Warum sollte man einen beschädigten Stand sichern? Weil er die einzige Spur ist. Ohne ihn lässt sich später weder die Ursache klären noch belegen, wann der Schaden begann. Dieselbe Vorsicht gilt bei geplanten Eingriffen: Wer eine Seite umbaut, sichert vorher und hält die alten Adressen fest, wie es der Beitrag zum Relaunch ohne Sichtbarkeitsverlust beschreibt.

Drei Entscheidungen bleiben beim Betrieb, weil sie nichts mit Technik zu tun haben. Die erste: Wer ist zuständig? Eine Sicherung ohne benannte Person ist ein Verfahren ohne Adressat. Die zweite: Wie viel Arbeit darf im schlimmsten Fall verloren gehen? Ein Tag ist für die meisten Betriebe verkraftbar, eine Woche nicht. Die dritte: Wie schnell muss die Seite wieder stehen? Ein Betrieb mit Notdienst beantwortet das anders als eine Tischlerei mit Projektgeschäft. Diese drei Antworten gehören in jedes Gespräch über eine Website für Handwerksbetriebe, weil sie den Umfang der Betreuung bestimmen.

Aus den drei Antworten ergibt sich der Rest fast von selbst. Wer sagt, ein Tag Verlust sei tragbar, bekommt eine tägliche Sicherung. Wer sagt, die Seite müsse binnen weniger Stunden wieder stehen, braucht einen zweiten Ablageort mit eigenem Zugang und eine geprobte Reihenfolge. Wer beides nicht beantwortet, bekommt erfahrungsgemäß das, was gerade im Vertrag steht, und erfährt dessen Grenzen am Tag des Ausfalls.

Diese fünf Zeilen sind kein Verwaltungsakt, sondern der Unterschied zwischen einem Ausfall von zwei Stunden und einem von zwei Wochen. Sie kosten einmal eine halbe Stunde. Was die laufende Betreuung einer Website kostet, in der diese Punkte enthalten sind, steht offen in unserer Preisübersicht.